Na wstępie należy wskazać, że rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z podjęciem pierwszych decyzji biznesowych, które powinny zostać starannie przemyślane. Mogą mieć one bowiem kluczowy wypływ na realizację celów początkującego przedsiębiorcy, w tym przede wszystkim na szybkie pozyskanie klientów i kontrahentów oraz osiąganie zysku. Warto również pamiętać, że każda decyzja biznesowa wiąże się z szeroko pojętym ryzykiem, w tym ryzykiem podatkowym, już nawet na początku drogi nowego przedsiębiorcy. Poniżej w kilku punktach przedstawiłam najważniejsze aspekty prawno-podatkowe, na które należy zwrócić uwagę podczas planowania przyszłego biznesu.

1. Wybór formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej

Pojęcie działalności gospodarczej najczęściej kojarzy się z jednoosobową działalnością gospodarczą. Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej uregulowane jest ustawą z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców i niewątpliwie jest to najpowszechniejsza forma prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. To właśnie na tej formie prawnej skupię się w dzisiejszym wpisie. Warto jednak pamiętać, że przepisy prawa przewidują również inne formy prowadzenia działalności:

1. Spółka cywilna uregulowana przede wszystkim przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, zgodnie z którym poprzez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągniecia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Należy podkreślić, że spółka cywilna nie podsiada statusu przedsiębiorcy, jest ona jedynie stosunkiem prawnym – umową opartą na współdziałaniu osób fizycznych, będących przedsiębiorcami, dążących do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego.
2. Spółki osobowe: spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna;
3. Spółki kapitałowe: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna.

Formy prawne jakimi są spółki osobowe oraz kapitałowe zostały uregulowane ustawą z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych. Więcej informacji o spółkach jako formach prawnych prowadzenia działalności gospodarczej przedstawiłam w tym wpisie: Forma prawna działalności gospodarczej – jaką wybrać ? Wracając jednak do regulacji dotyczących jednoosobowej działalności gospodarczej należy wskazać, że zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Aby móc prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą należy dokonać rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG, czyli w rejestrze przedsiębiorców prowadzących w Polsce JDG. Należy wskazać, że wpisu do CEIDG obowiązani są dokonać również przedsiębiorcy, którzy chcą zostać wspólnikami spółki cywilnej.

Działalność nieewidencjonowana

W tym miejscu warto pokrótce wspomnieć o działalności nieewidencjonowanej. Jest to działalność zarobkowa osób fizycznych, która nie wymaga rejestracji firmy. Wiąże się z tym przede wszystkim korzyść z braku obowiązku opłacania składek ZUS oraz prowadzenia PKPiR. Należy jednak spełnić kilka warunków:

1. od 1 lipca 2023 r. uzyskany przychód nie może przekroczyć w okresie miesiąca 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, tj. 2700 zł, oraz
2. w ostatnich 60 miesiącach osoba fizyczna podejmująca się działalności nierejestrowanej nie prowadziła działalności gospodarczej.

Jeżeli podatnik spełnia powyższe warunki do jego obowiązków należy przede wszystkim rozliczenie przychodu z działalności nieewidencjonowanej w rozliczeniu rocznym PIT-36 według skali podatkowej, w tym bieżące prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży oraz wystawianie faktur lub rachunków swoim klientom czy kontrahentom. Warto w tym miejscu podkreślić, że zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju i Technologii brak obowiązku opłacania składek ZUS nie dotyczy jednak osób, które w ramach działalności nieewidencjonowanej świadczą usługi. Bowiem jak wskazało Ministerstwo: „Jeśli dana osoba wykonuje pracę na podstawie np. umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, (…) to umowa taka stanowi tytuł do ubezpieczeń. Zasady te obowiązują od wielu lat i Konstytucja Biznesu nie dokonała modyfikacji przepisów w tym zakresie. Odpłatne świadczenie usług jest zawsze związane z zawarciem przez strony umowy cywilnoprawnej, nawet jeśli nie ma ona formy pisemnej, tzn. jest zawarta ustnie.” Mając na względzie przytoczone stanowisko Ministerstwa, należy zatem wskazać, iż brak obowiązku opłacania składek ZUS dotyczy tylko osób, które w ramach działalności nierejestrowanej uzyskują przychody z tytułu sprzedaży towarów. Warto podkreślić, że z dobrodziejstwa działalności nieewidencjonowanej nie mogą również skorzystać osoby, których specyfika działalności wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej lub też została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców. Taki przedsiębiorca obowiązany jest wówczas do rejestracji firmy. Przykładami takich działalności może być: sprzedaż alkoholu, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych czy organizowanie imprez turystycznych.

2. Wybór nazwy firmy oraz jej danych adresowych

Na wstępie należy wskazać, że nazwa firmy prowadzonej w formie JDG musi zawierać imię i nazwisko właściciela firmy, a ponadto może znaleźć się również treść informująca o profilu działalności, np. Kancelaria Prawna Jan Kowalski, Biuro Rachunkowe Renata Kowalska, Salon Kosmetyczny Liwia Kowalska. Z kolei jeżeli chodzi o dane adresowe firmy, to działalność może być prowadzona zarówno w jednym stałym miejscu, jak i w kilku stałych miejscach, np. w biurze, w domu, w oddziale. Należy jednak podkreślić, że przedsiębiorca obowiązany jest posiadać tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres zgłasza do CEIDG. Ponadto firma może funkcjonować również bez stałego adresu, jeżeli usługi wykonywane są np. u klienta.

Wypełniając wniosek należy zatem wskazać:

• stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej albo wskazać na brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
• dodatkowe stałe miejsca, jeżeli poza stałym miejscem prowadzone są np. oddziały, filie,
• adres do doręczeń, czyli miejsce, w którym będzie odbierana korespondencja dotyczącą działalności gospodarczej przedsiębiorcy.

3. Wybór odpowiedniego kodu PKD

Podczas rejestracji firmy istotne jest, aby przedsiębiorca przypisał przedmiot swojej działalności do konkretnego kodu w Polskiej Klasyfikacji Działalności. Należy wybrać jeden kod, który wiąże się z przeważającą działalnością gospodarczą. Można również wybrać dowolną ilość dodatkowych kodów.  Wybór kodów ma istotne znaczenie dla Urzędu Statystycznego, bowiem jest to podstawą do nadania numeru REGON.

4. Wybór formy opodatkowania

Co do zasady przedsiębiorca może wybrać jedną z trzech form opodatkowania:

• na zasadach ogólnych, tj. według skali podatkowej: pierwszy próg podatkowy wynosi 12% podatku do 120 000 zł (w tym 30 000 zł kwoty wolnej od podatku) oraz drugi próg podatkowy wynoszący 32% podatku od nadwyżki ponad 120 000 zł;
• według stawki podatku liniowego, tj. 19%;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Należy podkreślić, że wybierając opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym przedmiotem opodatkowania jest dochód, który stanowi różnicę pomiędzy sumą przychodów z działalności gospodarczej osiągniętych w danym roku kalendarzowym, a sumą kosztów uzyskania przychodów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów z działalności gospodarczej bądź zachowania, lub zabezpieczenia działalności gospodarczej.

przychód-koszty uzyskania przychodów=dochód

Natomiast w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych przedmiotem opodatkowania jest osiągnięty przychód, a co za tym idzie przy tej formie opodatkowania nie bierze się pod uwagę kosztów uzyskania przychodu przy ustalaniu wysokości podatku. Warto również wspomnieć, że art. 8 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne przewiduje kilka przesłanek wyłączających możliwość skorzystania z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, np. przedsiębiorcy osiągający w całości lub w części przychody z prowadzenia apteki czy działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych nie będą mogli skorzystać z tej formy opodatkowania.

A co z podatkiem VAT ?

Podatek od towarów i usług jest podatkiem pośrednim, co oznacza, że ekonomiczny ciężar podatku VAT ponosi nabywca, który opłaca podatek VAT w cenie nabywanych dóbr, czyli towarów lub usług. Podatnicy rozliczają się z podatku VAT niezależnie od podatku dochodowego czy od wybranej formy opodatkowania działalności gospodarczej. Co do zasady każdy przedsiębiorca ma zatem obowiązek zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT. Do rejestracji służy formularz VAT-R. Należy go złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług.

Warto jednak podkreślić, że przedsiębiorca nie ma obowiązku rejestracji, jeżeli przysługuje mu:

• zwolnienie podmiotowe, tj. sprzedaż nie przekracza kwoty limitu 200 000 zł w ciągu roku, a dla podatników rozpoczynających działalność w trakcie roku obliczonej kwoty tego limitu proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności, zgodnie z art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT;
• zwolnienie przedmiotowe, tj. przedsiębiorca sprzedaje wyłącznie towary i usługi zwolnione z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

Trzeba mieć jednak na uwadze, że art. 113 ust. 13 ustawy o podatku VAT zawiera katalog podatników, do których nie ma zastosowania zwolnienie podmiotowe i tym samym są oni obowiązani do rejestracji jako podatnicy VAT czynni w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów i świadczenia usług. W katalogu tym znajdują się podatnicy, którzy na przykład:

• dokonują dostaw towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy, tj. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
• dokonują dostaw towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym z pewnymi wyjątkami,
• świadczą usługi prawnicze, usługi w zakresie doradztwa, czyli np. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi.

Należy również w tym miejscu wskazać, że przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT powinni posiadać firmowy rachunek bankowy, bowiem tylko numery firmowych rachunków bankowych publikowane są na białej liście podatników VAT, która służy to weryfikacji kontrahenta, tj. jego statusu jako podatnika VAT oraz rachunku bankowego. Ponadto jeżeli podatnik dokonuje lub jest obowiązany dokonywać płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, wówczas musi posiadać rachunek firmowy. W innych przypadkach osoby fizyczne w prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej mogą korzystać ze swojego rachunku prywatnego. Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorca musi być wówczas jedynym posiadaczem takiego rachunku. Warto jednak podkreślić, że posiadanie rachunku firmowego może okazać się bardzo pomocne. Przede wszystkim pozwala to na oddzielenie firmowych transakcji od prywatnych, co może przyczynić się do zachowania ładu w przeprowadzanych transakcjach z kontrahentami i klientami, w razie gdy przedsiębiorca np. potrzebowałby sprawdzić czy dokonał konkretnej płatności albo czy płatność za konkretną fakturę wpłynęła od kontrahenta. Niewątpliwą korzyścią płynącą z posiadania rachunku firmowego są także atrakcyjniejsze oferty banków dotyczące finansowania czy też produktów bankowych proponowanych takim przedsiębiorcom.

Składki ZUS

Co do zasady przedsiębiorcy są obowiązani rozliczać i opłacać składki do ZUS na:

• ubezpieczenia społeczne, z których obowiązkowe są: ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, a dobrowolne jest ubezpieczanie chorobowe;
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy;
• ubezpieczenie zdrowotne.

Natomiast przedsiębiorcy zaczynający działalność gospodarczą, którzy nie planują świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy oraz którzy zamknęli poprzednią działalność przynajmniej 60 miesięcy wcześniej, przez pierwszych 6 miesięcy działalności mogą korzystać z Ulgi na start. Ulga ta zwalnia wówczas przedsiębiorcę z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy. Po upływie 6 miesięcy przedsiębiorca może skorzystać z możliwości obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i przez 24 miesiące płacić je od preferencyjnej podstawy, tj. od 30% minimalnego wynagrodzenia, czyli od kwoty 1080 zł.

Przedsiębiorca korzystający z opisanych preferencji, oprócz składek na ubezpieczenia społeczne jest obowiązany odprowadzać składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli przedsiębiorca wybierze formę rozliczania się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych, według skali podatkowej, wówczas składka na ubezpieczenie zdrowotne stanowi 9% podstawy wymiaru składki, czyli dochodu z działalności gospodarczej. Z kolei jeżeli przedsiębiorca będzie rozliczał podatek dochodowy od osób fizycznych w formie podatku liniowego, wówczas zapłaci składkę zdrowotną w wysokości 4,9% podstawy wymiaru składki, czyli dochodu z działalności gospodarczej. Natomiast w przypadku przedsiębiorcy, który będzie rozliczał podatek dochodowy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, miesięczna składka zdrowotna wyniesie 9% zryczałtowanej podstawy, która ustalana jest na podstawie kwoty osiąganych przychodów. Warto pamiętać, że przedsiębiorca jest obowiązany zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Księgi podatkowe i ewidencje

Z wyborem formy opodatkowania wiąże się również wybór formy prowadzenia księgowości. Przedsiębiorcy prowadzący JDG co do zasady mogą prowadzić księgowość w formie uproszczonej, tj. w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów – w przypadku osób rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym albo prowadząc ewidencję przychodów, którą powinni prowadzić przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Natomiast do prowadzenia pełnej księgowości, czyli do prowadzenia ksiąg rachunkowych tacy przedsiębiorcy obowiązani będą wówczas, gdy ich przychody, w rozumieniu art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość w złotówkach kwoty określonej w przepisach o rachunkowości, tj. 2.000.000 euro.

Finansowanie przyszłej działalności

Warto również pokrótce wskazać, że jeżeli przyszły przedsiębiorca nie ma za wiele oszczędności, które może przeznaczyć na założenie firmy, wówczas warto skorzystać z form finansowania oferowanych przez państwo. Do form tej pomocy można zaliczyć chociażby dotacje z urzędu pracy na podjęcie działalności, pożyczki na start czy chociażby pożyczki i kredyty w ramach inicjatywy JEREMIE. Oczywiście te preferencyjne formy pomocy obwarowane są szeregiem warunków, które należy spełnić w celu uzyskania finansowania.

5. Rejestracja firmy w CEIDG

Wniosek o wpis do rejestru CEIDG można złożyć w następujący sposób:

• online za pośrednictwem strony biznes.gov.pl,
• osobiście w urzędzie,
• przesłać listem poleconym wypełniony wniosek do urzędu, wówczas należy opatrzyć go własnoręcznym podpisem poświadczonym przez notariusza.

Składając wniosek o wpis do CEIDG, poza kluczowymi informacjami, o których wspomniałam powyżej należy podać również następujące dane:

• imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia,
• PESEL,
• rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
• wszystkie posiadane obywatelstwa,
• numer NIP i REGON jeśli zostały nadane,
• adres zamieszkania,
• datę rozpoczęcia działalności,
• dane urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce twojego zamieszkania.

Po złożeniu wniosku, wpis w CEIDG powinien pojawić się nie później niż następnego dnia roboczego. Natomiast działalność gospodarczą przedsiębiorca może podjąć co do zasady już w dniu złożenia wniosku o wpis do CEIDG. Należy podkreślić, że złożenie wniosku jest bezpłatne.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w procesie planowania i rejestrowania działalności gospodarczej, wówczas zapraszam do kontaktu.

Doradca podatkowy

Paulina Machała

Następny

Poprzedni

Zastrzeżenie prawne

Kancelaria Doradcy Podatkowego Paulina Machała informuje i zastrzega, że wszelkie publikacje umieszczone na stronie internetowej www.paulinamachala.pl w ramach bloga mają jedynie charakter informacyjny i tym samym nie stanowią porady prawnej ani porady podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w publikacjach bez uprzedniego zasięgnięcia profesjonalnej porady prawnej.